Het is het einde van de maand: salarissen, btw, loonheffing en inkoopfacturen moeten worden betaald. Juist op dit moment is de boekhouder ziek. De bewaringspositie is niet bepaald en er staan te weinig liquiditeiten op de kantoorrekening. Wat nu?
Klinkt dit herkenbaar? Maak je je zorgen over de kwetsbaarheid van je administratie, liquiditeit en vooral de bewaring? Dit laatste vraagt om nauwkeurige aandacht en een zorgvuldige berekening. Zonder een solide aanpak kunnen betalingsachterstanden ontstaan of wordt de bewaringspositie onjuist vastgesteld – met alle mogelijke gevolgen van dien.
De uitdagingen bij het bepalen van de bewaringspositie
Het bepalen van de bewaringspositie is een essentiële taak voor notariskantoren. Deze positie geeft het verschil aan tussen de aanwezige cliëntengelden en de verplichtingen aan derden. Een correcte berekening is cruciaal om te waarborgen dat alle cliëntgelden veilig en beschikbaar zijn. Toch brengt dit proces de nodige uitdagingen met zich mee:
- Complexiteit van de berekening
De bewaringspositie omvat zowel de ontvangen cliëntengelden als de verplichtingen aan derden, zoals af te dragen overdrachtsbelasting. Bij de berekening moeten vorderingen op cliënten uit de cliëntenschulden worden geëlimineerd om een te rooskleurig beeld te voorkomen. Daarnaast moeten verschuldigde rentes aan cliënten en kadasterschulden worden toegevoegd aan de (cliënten-)schulden. Dit vereist precisie en expertise. - Risico op een negatieve bewaringspositie
Een onjuiste berekening kan leiden tot een negatieve bewaringspositie, wat betekent dat er meer verplichtingen zijn dan beschikbare gelden. Dit is een ernstige overtreding die kan resulteren in tuchtrechtelijke maatregelen en reputatieschade. - Gebrek aan gespecialiseerde kennis
De financiële administratie van een notariskantoor vereist specifieke kennis van zowel boekhoudkundige principes als notariële regelgeving. Zonder deze expertise is het lastig om de bewaringspositie accuraat te bepalen en te onderhouden.
Met een specialist aan je zijde houd jij de bewaringspositie van jouw notariskantoor op koers
Het inschakelen van een accountancykantoor dat gespecialiseerd is in de notariële sector biedt tal van voordelen:
- Deskundigheid en ervaring: Wij hebben diepgaande kennis van de notariële financiële en juridische eisen, waardoor we de bewaringspositie correct en efficiënt berekenen.
- Robuuste controlesystemen: We helpen bij het opzetten van een solide administratieve organisatie en interne controlemaatregelen (AO/IC), waardoor de kans op fouten en fraude aanzienlijk vermindert.
- Continuïteit en gemoedsrust: Door de financiële administratie uit te besteden, kun jij je concentreren op je kernactiviteiten, wetende dat de financiën in betrouwbare handen zijn.
Met 25 jaar expertise in het notariaat begrijpen wij hoe cruciaal een nauwkeurige en sluitende bewaringspositie is. Wij zorgen ervoor dat je altijd grip hebt op je financiële situatie, zonder dat je zelf eindeloos hoeft te rekenen en controleren.
- Geen zorgen meer over complexe berekeningen – Wij nemen het rekenwerk van je over en zorgen dat alles tot op de cent klopt.
- Voorkom verrassingen – We signaleren mogelijke risico’s voordat ze problemen worden.
- Altijd voldoen aan regelgeving – Onze specialisten kennen de notariële wet- en regelgeving door en door, zodat jij daar niet wakker van hoeft te liggen.
- Meer tijd voor je praktijk – Jij focust op je cliënten, wij zorgen voor een solide financiële basis.
